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Dicas para gerenciar processos e otimizar o seu dia a dia no escritório

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A organização dos procedimentos do dia a dia é essencial para qualquer negócio, por isso gerenciar processos é uma tarefa crucial em qualquer tipo de empresa, inclusive no seu escritório. Hoje vamos falar de como gerenciar processos pode melhorar suas atividades.

Afinal, a partir do momento em que as atividades são otimizadas e o tempo é melhor controlado a organização empresarial tende a desenvolver uma rotina de sucesso.

Para tanto, existem algumas ferramentas e estratégias que prometem otimizar a gestão interna e melhorar enormemente os resultados apresentados pela empresa. Para conhecê-las continue lendo e veja como gerenciar melhor suas atividades.

Como gerenciar processos pode melhorar suas atividades?

Saber separar e sistematizar as atividades é um passo importante na organização.

“Tempo é dinheiro” vai muito além de um ditado, sendo, em verdade, uma realidade. Afinal, ele está relacionado com a produtividade e também com a realização dos processos que envolvem terceiros, inclusive a satisfação do cliente.

É por isso que o tempo deve ser otimizado sempre que possível e para isso é possível fazer uso de diversas estratégias diferentes.

Gerenciar processos, contudo, não se limita ao tempo, mas também à qualidade das ações e da comunicação entre colaboradores, gestores e setores. Outro ponto essencial se refere às ferramentas tecnológicas que são aplicadas.

A rotina de um escritório deve ser levada em consideração, tanto em relação à ordem dos processos internos, seus responsáveis, como eles devem ser realizados e quais são os de maior ou menor prioridade.

Pensando nisso listamos abaixo algumas dicas incríveis de como otimizar o dia a dia do seu escritório a partir do gerenciamento de processos essenciais às suas atividades diárias.

Integre os setores empresariais

Para otimizar seus processos e a gestão do escritório é importante que a empresa sempre seja vista como um organismo único. Isso significa que embora cada setor tenha atividades específicas todas elas caminham para o mesmo objetivo.

A integração se refere a inúmeras questões. Ela permite o trabalho conjunto, diminui os erros e ao mesmo tempo permite que haja a construção conjunta das atividades.

Por exemplo, considere que o desenvolvimento de um projeto que envolva diversos setores leva em consideração as peculiaridades de cada um deles e já estipula desde logo quem será responsável pelo o que.

Ao gerenciar processos tendo em vista a empresa como um organismo complexo, composta por vários departamentos que atuam como órgãos vitais se torna possível otimizar as atividades de uma maneira diferenciada.

Por fim, ao integrar setores não se esqueça daqueles que não necessariamente fazem parte da sua empresa. 

Uma empresa de TI que presta serviços terceirizados ao seu negócio, por exemplo, deve ser considerada em eventuais mudanças internas que possam se relacionar às atividades que ela realiza em prol da sua organização. Ao mesmo tempo, pode propor soluções.

O mesmo ocorre para contratos com uma empresa de bombeiro civil que presta serviços de proteção contra incêndio para a sua empresa. Qualquer tipo de reforma ou alteração estrutural deve ser considerada por ela, que possui os profissionais adequados para determinar a segurança do empreendimento.

Comunicação interna é imprescindível

A comunicação é um processo importante para toda sistemática elaborada.

Além da integração de setores é crucial que a sua comunicação interna tenha qualidade. Isso envolve diversas questões, como a possibilidade de contato imediato e rápido, entendimento entre os setores e conhecimento de quem tem os poderes de decisão.

A comunicação deve ser eficiente tanto de forma horizontal, entre setores diferentes e entre os colaboradores, bem como de maneira vertical, incluindo os responsáveis pela tarefa de gerenciar processos.

Assim, a sua empresa pode se valer de diversas tecnologias que permitem a troca de mensagens e também ligações em tempo real.

Outro fator importante é apostar em políticas internas tanto para regras gerais quanto para comunicação e, principalmente, para a determinação de alguns procedimentos necessários nos processos internos.

Gerenciar processos com base em manuais que tenham respostas para dúvidas gerais ou que tratem de resoluções para alguns tipos de percalços comuns é uma forma de otimizar o dia a dia do seu escritório de maneira inteligente.

Defina prioridades

Outro ponto que merece destaque na otimização da gestão de processos em uma empresa é a definição de prioridades.

Em outras palavras, é crucial que você saiba o que é mais importante dentre diversas atividades que possam se acumular ou surgir simultaneamente. Aliás, não é apenas você que deve ter conhecimento disso, mas também todos os colaboradores de todas as equipes.

Portanto, é preciso traçar estratégias com base em o que é mais importante. Ao se deparar com diversas atividades é importante que todos saibam observá-las e elencar qual é a mais urgente dentre elas. Estarão ali as atividades que travam as demais. 

Por exemplo, pense no sistema de gestão de pedidos em uma empresa de vendas a desorganização do estoque trava o setor de distribuição. Logo, é preciso que o gestor dê atenção aos problemas do primeiro e, depois, do segundo.

Assim, defina com clareza os processos e quais são os prioritários em detrimento dos outros. Isso auxilia também na diminuição das horas extras, pois os colaboradores estarão mais organizados e saberão quais sã as atividades que podem ser postergadas e quais não.

Distribua tarefas assim que elas surgirem

Saber quais as aptidões de cada membro da sua equipe é importante para a definição das tarefas. Não adianta dar uma tarefa X para quem tem dificuldade em executa-la.

Para gerenciar processos de maneira correta é preciso que as tarefas sejam distribuídas assim que elas surgirem. Dessa maneira, nada de procrastinar, porque esse ato pode atrapalhar o processamento correto da ação necessária.

Considere que ter conhecimento da agenda e dos prazos com o máximo de antecedência permite a gestão do tempo dos colaboradores. Isso os deixa informados do que está por vir e também dá a oportunidade de que tarefas mais demoradas ou que demandem certas ações prévias não sejam prejudicadas.

Reduza e otimize as reuniões

Outro ponto importante para quem quer obter sucesso ao gerenciar processos em um escritório diz respeito às reuniões.

Não raro os líderes recorrem ao erro de manter muitas reuniões ou longas pautas desnecessárias pensando que isso integra a equipe e promove o engajamento. Em verdade, isso pode estar tomando o tempo dos seus colaboradores de maneira prejudicial.

Além de serem enfadonhas, as reuniões longas costumam ir por caminhos não planejados e assuntos que poderiam ser resolvidos por um simples e-mail. 

Portanto, para gerenciar processos com sucesso, repense suas reuniões. Considere sempre se há necessidade de realizá-la, quem são os colaboradores que realmente devem estar ali e quais são os pontos que serão debatidos.

É importante que a reunião se atenha à pauta pré-definida e que seja objetiva. O momento de interação social não é esse e todo o tempo demandado pela reunião retira seus colaboradores da execução de atividades que poderiam ser muito mais importantes para a empresa.

Evite distrações

Ainda, gerenciar processos envolve a constante busca da melhoria da produtividade. Para isso é importante que haja um ambiente de trabalho limpo, organizado e sem distrações.

Mantenha nos ambientes de trabalho apenas os materiais mais importantes e busque criar junto aos colaboradores uma rotina de organização das mesas e de todo o ambiente. 

É claro que não se deve proibir algum tipo de objeto pessoal, como foto da família ou dos filhos, nas mesas. Em verdade, é preciso ter equilíbrio e parcimônia, sem exageros que criem a sensação de bagunça.

Automatize atividades burocráticas e adote sistemas modernos

A Inteligência Artificial surgiu para facilitar a vida de qualquer escritório. Use com sabedoria em setores que você tem um déficit maior de qualidade.

Por fim, para gerenciar processos com sucesso em pleno século XXI é preciso levar em consideração a adoção das ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado.

Existem diversos sistemas que automatizam algumas tarefas burocráticas, livrando seus colaboradores de perderem tempo com elas. Ao mesmo tempo, auxiliam na organização dos processos e na organização do setor.

Por isso, não deixe também de contar com bons sistemas e ferramentas. Dessa maneira gerenciar processos vai se tornar uma atividade muito mais tranquila e, também, bem sucedida!

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