Ferramentas Essenciais para o Trabalho Remoto

Softwares de Gestão de Projetos

Ferramentas de gestão de projetos são fundamentais para coordenar equipes e manter o controle sobre as diversas tarefas e prazos. Entre as mais populares estão:

• Trello: Oferece uma interface intuitiva baseada em cartões e listas, facilitando a visualização do progresso das tarefas.
• Asana: Permite a criação de projetos detalhados com atribuições específicas, prazos e integração com outras ferramentas.
• Microsoft Project: Utilizado principalmente em grandes empresas, oferece recursos avançados para a gestão de projetos complexos.

Plataformas de Comunicação e Colaboração

A comunicação eficaz é crucial no trabalho remoto. Assim, plataformas que permitem videoconferências, troca de mensagens e compartilhamento de arquivos são indispensáveis:

• Zoom: Popular para reuniões online, oferece recursos como gravação de reuniões e compartilhamento de tela.
• Microsoft Teams: Integra chamadas de vídeo, chat e compartilhamento de arquivos, sendo ideal para equipes que utilizam o pacote Office.
• Slack: Facilita a comunicação em tempo real com canais específicos para diferentes projetos e equipes.

Ferramentas de Design e Modelagem

Para engenheiros que trabalham com design e modelagem, ferramentas que permitem a colaboração em tempo real são essenciais:

• AutoCAD: Amplamente utilizado para desenhos técnicos em 2D e 3D, com opções para colaboração em nuvem.
• SolidWorks: Software de modelagem 3D que oferece recursos de simulação e validação de projetos.
• Revit: Focado em modelagem de informações de construção (BIM), é essencial para engenheiros civis e arquitetos.

Plataformas de Armazenamento em Nuvem

O armazenamento e compartilhamento seguro de arquivos são vitais para equipes de engenharia:

• Google Drive: Oferece armazenamento em nuvem com ferramentas integradas de edição de documentos.
• Dropbox: Popular por sua facilidade de uso e integração com diversas outras ferramentas de produtividade.
• OneDrive: Integrado ao Microsoft Office, facilita o compartilhamento de documentos e a colaboração em tempo real.

Melhores Práticas para o Trabalho Remoto

Estabelecimento de Rotinas

Manter uma rotina clara ajuda a separar a vida profissional da pessoal. Defina horários específicos para começar e terminar o trabalho, além de pausas regulares para descanso.

Espaço de Trabalho Adequado

Crie um ambiente de trabalho confortável e livre de distrações. Assim, um espaço bem organizado e ergonomicamente adequado pode aumentar significativamente a produtividade.

Comunicação Eficiente

Estabeleça canais claros de comunicação com sua equipe. Portanto, utilize as ferramentas disponíveis para manter todos informados sobre o progresso dos projetos e resolver dúvidas rapidamente.

Gestão de Tempo

Utilize técnicas de gestão de tempo, como a Pomodoro, para manter o foco e evitar a procrastinação. Então, invista em ferramentas de gestão de tarefas, como o Todoist, também podem ser úteis para organizar suas atividades diárias.

Segurança da Informação

Garanta a segurança dos dados utilizando ferramentas de VPN e mantendo softwares de segurança sempre atualizados. Dessa forma, a proteção das informações da empresa e dos projetos é fundamental no ambiente remoto.

Feedback Regular

Mantenha um fluxo constante de feedback com sua equipe. Assim, reuniões regulares para discutir o progresso e identificar possíveis problemas podem melhorar a colaboração e a eficiência do time.

Conclusão

Por fim, o trabalho remoto em engenharia apresenta desafios, mas com as ferramentas certas e a adoção de melhores práticas, é possível manter a produtividade e a qualidade do trabalho. Assim, no Blog da Engenharia, continuamos a fornecer informações e recursos valiosos para engenheiros de todas as áreas, ajudando-os a se adaptarem às novas demandas do mercado de trabalho.

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Tem uma imagem que eu gosto bastante e reflete muito como as situações acabam ocorrendo no nosso dia a dia e que muito provavelmente você já viu circulando pela internet. Cheguei à conclusão ser a melhor opção para ilustrar esse grande problema que nós vivemos e muita das vezes nem nos damos conta:

Isso já aconteceu com você também ou só comigo? ?

Quando estava escrevendo meu tcc de pós graduação em Gerenciamento de Projetos, eu decidi explorar sobre os problemas mais recorrentes que levavam os projetos a fracassarem. Meu objetivo se baseou na minha vivência na construção civil, onde eu via os mesmos problemas acontecerem (orçamento estourado, prazo não cumprido) e gostaria de fazer algo que pudesse contribuir para que esse cenário fosse melhorado.

O que eu não imaginava é que existia um problema camuflado que impactava também nesses problemas que a gente enxergava. E nos meus estudos e minhas buscas por referências, encontrei um estudo realizado pelo grupo PM Survey (2013) que reuniu organizações de diferentes partes do mundo para auxiliar nessa pesquisa. E o que me chamou a atenção logo de cara foi que o problema na comunicação foi apontado como o principal fator responsável pelo insucesso nos projetos, chegando a mais de 60% das respostas dos participantes, conforme você pode observar no gráfico abaixo:

Como pode algo relativamente simples, uma skill que não requer uma especialização, causar tanto impacto assim? E foi então que comecei a me aprofundar no assunto.

Falhas na comunicação engloba muitas variantes: verbal, não verbal, canais de comunicação… mas o objetivo aqui é de trabalhar de uma maneira mais abrangente.

Alguma vez você acabou entregando algum trabalho que você pensou que fosse a melhor opção e na verdade não tinha absolutamente nada a ver com o que a pessoa que estava recebendo gostaria? Ou até fez algo mirabolante sendo que algo muito mais simples super resolveria o problema? Por que isso acontece?

Não existem regras, ninguém é perfeito e não tem essa de que uma vez aprendeu, ok. Assim como toda e qualquer habilidade, se não praticada e lapidada, não surte efeito. Combinado? Porque estou falando disso? Porque eu sempre fui muito prática e objetiva. Características muito comuns em profissionais na área de engenharia, não é mesmo? Ainda mais aquela galera de mais tempo tinha o seguinte lema: escolhi trabalhar com números porque não me dou bem com pessoas (isso é assunto pra uma próxima matéria, calma aí). Qualquer que seja sua área de atuação, você sempre será um gestor de pessoas. Não tem como fugir. Ainda que você tenha que gerenciar apenas a si mesmo.

O objetivo da comunicação nada mais é que de se fazer compreender. Mas quantas vezes nós nos preocupamos verdadeiramente que isso aconteça? Um grande exemplo do resultado de falhas na comunicação é o Retrabalho.

Entende-se por retrabalho: desperdício de insumos, tempo, dinheiro, energia…Quem nunca achou que estava arrasando na entrega de algum projeto e depois que apresentou ao cliente, ele queria algo diferente daquilo?

Agora que você já entendeu que não pode mais negligenciar a boa e velha comunicação na sua vida profissional, trouxe alguns pontos que vão te ajudar também:

Como melhorar minha comunicação?

1º- Identifique seus principais stakeholders (as pessoas que são afetadas diretamente no seu projeto) e entenda qual a melhor maneira de vocês se comunicarem.

• Cliente que prefere que você ligue;
• Fornecedor que prefere whats;
• Liderado que através de e-mails resolvem.

Qual a melhor estratégia? A que funciona. Principalmente quando você procura saber como as pessoas preferem se comunicar!

Eu trabalhei com um engenheiro, ele estava começando, e ele adorava fazer lindos cronogramas e pregar na parede para nunca esquecer. Errado isso? De forma alguma! O problema é que ele fazia isso também na sala do mestre de obras, e adivinha? Ele não sabia ler! E ele foi saber isso tempos depois, e seus cronogramas ficavam esquecidos, viravam rascunho e ele sempre precisava lembrar as programações ao mestre.

Entende a importância de ter essa sensibilidade em procurar saber? Olha o tanto de energia que ele gastava em vão, assim como eu e você diversas vezes cometemos equívocos similares.

2º- Não prejulgar seus stakeholders

Não existe “e se”, “eu acho”. Pergunta. Descobre. Para de achismo e tenha certeza.

Acontece muito na minha área: O arquiteto faz o projeto para o cliente, e pensa em coisas maravilhosas, lindíssimas, tudo maravilhoso. Mas pergunta se antes ele entendeu a real necessidade do cliente antes de projetar? Se aquilo que ele está desenhando cabe no orçamento do cliente?

Eu sempre costumo dizer que papel aceita tudo, e é verdade. Mas na prática, a história é outra. Quantos clientes frustrados com seus projetos, alterando tudo na hora da execução porque na hora o arquiteto projetou pensando nele, não no cliente.

3º- Resgate seu “eu perguntador”

Uma vez eu li em um livro o relato de um executivo que administra uma empresa de 12 bilhões de dólares norte-americanos:

“Eu sempre posso dizer quão experiente e perspicaz é um consultor, banqueiro ou advogado em perspectiva pela qualidade de suas perguntas e quão intensamente eles escutam.”

As boas perguntas geralmente são mais poderosas do que as respostas. Na história temos grandes exemplos como Sócrates e Jesus, que faziam perguntas de grande efeito, que geravam grandes reflexões e transformações nas pessoas.

4º- e último, mas não menos importante: Seja um bom ouvinte.

Você com certeza já ouviu sobre pessoas que falam demais. Mas você nunca ouviu a respeito de alguém que escuta demais. As pessoas gostam de falar de si, dos seus problemas, de como sua vida está incrível, ou não. Aproveite para reter o máximo de informações a seu favor.

E como falei no início: assim como toda habilidade precisa ser sempre praticada e lapidada. Vamos continuar cometendo falhas, afinal somos seres humanos. Mas tenho certeza que agora você vai saber agir de forma mais rápida.

Sucesso e até breve!

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