A auditoria remota durante a pandemia do coronavírus seria mesmo a alternativa mais adequada!? no intuito de responder essa e outras dúvidas os convido a continuar lendo este post.

Em meio a crise do coronavírus muitos processos estão sento afetados negativamente, além disso outros estão sendo temporariamente paralisados e ou migrando para a modalidade remota.

E com o intuito de manter as rotinas fundamentais à vitalidade das empresas, o monitoramento destes processos devem ser mantidos ou até intensificados.

Em consonância a isso, sobrevêm a Auditoria, um processo sistemático, documentado para monitorar, avaliar se o objetivo da empresa está sendo atingido conforme o planejado.

Adicionalmente, em se tratando de segurança do trabalho esse objetivo está pautado na estruturação de sistema de gestão com foco em prevenção de acidente, eliminação de perigos, mitigação dos riscos e efetivação das proteções.

Auditoria de Sistema de Gestão de Segurança: quais os tipos e quando aplicar?

Para isso, verifica-se que o momento adequado de aplicação da auditoria pode variar, considerando que há três níveis de auditorias de sistema de gestão a saber:

• Auditoria de primeira parte: mais conhecidas como Auditorias internas, são realizadas pela própria empresa, ou em nome da própria, com período de aplicação frequente (minima recomendável: anual);
• Auditorias de segunda parte: Também conhecida como auditoria de fornecedores, conduzidas por partes que têm um interesse na organização, como clientes, ou por outras pessoas em seu nome (aplicação a critério do cliente);
• Auditorias de terceira parte: são aplicadas por organismos de auditoria independentes, como as certificadoras e/ou agências governamentais (aplicação minima anual ou a critério das instituições).

Como realizar o processo de auditoria em plena crise global e risco de contaminação com o novo coronavírus?

Existem algumas maneiras de responder este questionamento, porém a Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), apresenta-se como a resposta mais adequada nesse momento.

Ainda por cima, a auditoria remota com o uso da TIC, é endossada por, primeiro ABNT NBR ISO 19011:2018 – Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão e segundo NIT-DICOR-083.

No entanto é valido ressaltar que para garantir a viabilidade da auditoria na modalidade remota, depende de alguns fatores (ao exemplo, do nível de risco em alcançar os objetivos de auditoria, o nível de confiança entre auditores/auditados e os requisitos legais/normativos).

Então o que é Auditoria Remota?

Também conhecida como auditorias virtuais, trata-se de auditoria não-presencial, que por intermédio de dispositivos de informação permita uma cominação remota entre auditor e auditado.

Tal como outros trabalhos remotos, são realizadas em qualquer local que não o mesmo local do auditado, segundo ISO 19011:2018, a auditoria remota se subdivide em:

• Com Interação humana: Por meios de comunicação interativa: — conduzir entrevistas; — observar trabalho realizado com guia remoto; — preencher listas de verificação e questionários; — conduzir análise crítica documental com a participação do auditado.
• Sem interação humana: análise crítica documental (Exemplo, planilhas, registros, relatórios) Observar o trabalho realizado por meios de monitoramento, considerando requisitos sociais, estatutários e regulamentares.

Consequentemente, indo ao encontro das orientações da Organização Mundial da Saúde – OMS, quanto ao enfrentamento da pandemia da COVID-19 com o isolamento social.

Como conduzir Auditoria Remota ?

Outrossim, para um bom desenvolvimento desta modalidade de auditoria, principalmente durante a pandemia do coronavírus, devem atentar-se as 10 (dez) dicas a seguir:

1. Planeje, delimite e explicite o tipo/escopo da auditoria, para assim melhor escolher qual suporte tecnológico será necessário para atender o planejamento;
2. Certifique-se de que a internet/comunicação esteja estável, para que a auditoria não seja interrompida/comprometida;
3. Estabeleça qual ou quais sistemas serão utilizados na auditora (exemplo ZOOM, Skype, Microsoft Teams, WebEx etc.) e se todos os envolvidos possuem acessos;
4. Tenha um plano “B”, para caso algum dos software principal escolhido apresentar falhas;
5. Garanta que todos os envolvidos possua habilidades mínimas para usar os sistemas, afim de para uma melhor fluência da auditoria remota e evitar contratempos;
6. Assegure-se da confidencialidade e privacidade durante os intervalos de auditoria, por exemplo, silenciando microfones, pausando câmeras. para evitar situações embaraçosas ou vexatórias;
7. Solicite autorização prévia sempre que precisar fazer cópias de captura de tela de documentos ou qualquer tipo de gravações, considerando os princípios de confidencialidade e segurança da informação;
8. Intervenha e previna interferências/perturbações externas como de ruído de fundo, pois podem atrapalhar a entrevista;
9. Explore o uso de plantas baixas/mapas/organogramas/diagramas de locais remotos para referência ou mapeamento de informação eletrônica;
10. Lembre-se sempre de que a auditora remota deve espelhar o ritual da autoria presencial, ou seja, reunião de abertura, execução e reunião de encerramento de forma análoga.

Nesse contexto, note que a auditoria é indispensável para uma boa performance do sistema de gestão de segurança da empresa, conforme o ciclo elaborado pela Flaster SIG.

Respondendo o questionamento do começo: A auditoria remota durante a pandemia do coronavírus seria mesmo a alternativa mais adequada!?

Por fim, com as limitações imposta pela Calamidade pública, quanto à viagens, isolamento social e distanciamento físico entre pessoas, que afetou as rotinas das organizações.

Fica visível que a auditoria remota apresenta-se como a solução alternativa mais adequada para continuidade do processo de monitoramento e manutenção da cultura de Segurança.

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