Olá engenheiros e profissionais, demandas diárias tem se tornado um caos? Ou toda vez você se perde com as tarefas e responsabilidades ao longo do dia? Chega de problemas, pois vou auxiliar você de forma estratégica em alavancar sua produtividade com a Gestão da Rotina. Afinal, como a Gestão da Rotina pode alavancar a sua Produtividade?
Vamos lá,
A Gestão da Rotina é um conjunto de metodologias que vão auxiliar no processo de organização das atividades diárias que compõe nossas funções no serviço, em outras palavras, é a organização das nossas responsabilidades realizadas diariamente no trabalho.
Entenda a Importância da Gestão da Rotina
Consequentemente, a Gestão da Rotina é importante, pois quando bem implementada, acarreta em qualidade na entrega de resultado, em processos e na eficiência da produção. Além do mais, através de ferramentas de padronização do trabalho, a metodologia funciona como uma bússola para atingir metas e objetivos gerenciais da organização de forma otimizada com assertividade.
O objetivo da metodologia
Na mesma linha, o objetivo da metodologia é evitar erros e eliminar desperdícios, como a redução do número de acidentes, padronização de processos, aumento da produtividade, além de atender demandas internas e externas.
Chega de ficar perdido no trabalho pela falta de Padronização
Assim, para implementar a Gestão da Rotina em nossas responsabilidades diárias na organização, conheça 3 Passos Importantes que vão auxiliar você a ser mais produtivo, de modo a atender a sua demanda com qualidade e é um passo mais próximo para a cultura de Melhoria Contínua.
Conheça os 3 Passos Importantes:
1. Lista de Atividades
Primeiramente faça uma lista com todas as atividades e obrigações que são de sua responsabilidade no ambiente de trabalho. Com a lista de atividades, todas as suas responsabilidades estão descritas para consulta, e também é possível realizar o check-list de atividades quando concluídas.
Em seguida, com a lista de tarefas e responsabilidades, coloque o lead time para iniciar e concluir as atividades do processo.
Para tarefas que demandam menos de 5 minutos para serem realizadas, faça assim que for solicitado.
2. Priorizar Tarefas
Após realizar a lista de atividades, o ideal é iniciar a priorização das tarefas diárias e classifica-las de acordo com o grau de impacto e probabilidade. Uma ferramenta utilizada em projetos complexos é a matriz de riscos ou matriz de probabilidade e impacto para analisar quais riscos devem ser priorizados dentro dos processos de uma organização, no caso iremos utilizar para as tarefas diárias.
3. Kanban
O próximo passo é implementar as tarefas no Kanban, pois a ferramenta auxilia no processo de otimizar os sistemas de movimentação, produção, realização de tarefas e conclusão de demandas em série. Consequentemente, em uma empresa de escritórios ou serviços, se traduz em menos tempo ocioso por parte dos colaboradores, para que todas as atividades possam a ser cumpridas dentro do lead time estimado para sua realização.
Como a Gestão da Rotina pode alavancar a sua Produtividade?
Em suma, com a utilização da lista de responsabilidades, depois aplicar a matriz de risco e em seguida implementar as tarefas no Kanban, permite o controle detalhado e planejado da lista de tarefas. Além de conter o controle de informações sobre quando, quanto e o que deve ser produzido para uma Gestão da Rotina, com impacto positivo na entrega de resultado, otimização de sistemas, aumento da eficiência da produção e futuras melhorias.
Bônus: Quem lembrou do PDCA ao ler o artigo?
