A visualização de processos é feita para garantir eficiência e clareza nas operações de uma empresa. Ao utilizar os diagramas apropriados, vai se facilitar a compreensão das etapas envolvidas, a identificação de gargalos e a tomada de melhorias contínuas.
Vamos entender quais são os principais tipos de diagramas que auxiliam as organizações na visualização de processos.
Tipos de diagramas
Fluxogramas
Vamos entender quais os principais tipos, e os que sua organização pode utilizar? São eles:
Os fluxogramas são utilizados por ser uma das formas mais comuns de representar vários tipos de processos.
Eles normalmente utilizam vários símbolos padronizados, como retângulos, losangos e setas, que são usados para ilustrar a sequência de atividades e as decisões dentro de um processo.
Eles são extremamente versáteis e podem ser aplicados nos mais diversos contextos possíveis, desde processos administrativos até os de desenvolvimento de produtos.
Benefícios dos fluxogramas
A simplicidade é uma das características, pois torna os diagramas fáceis de criar e compreender. Isso vai facilitar a comunicação entre os membros da equipe e melhora a eficiência no desenvolvimento de projetos.
A versatilidade proporcionada pelos diagramas é outro ponto de destaque. Eles são utilizados para documentar praticamente qualquer tipo de processo, seja ele simples ou até os mais complexo, em diversas áreas de atuação.
Os diagramas permitem a identificação clara de decisões por todos. Eles mostram de maneira explícita os pontos de gargalo e decisão, além do fluxo de atividades subsequentes, o que vai te ajudar na análise e melhoria dos processos internos ou até externos.
Diagrama de espaguete
O conhecido diagrama de espaguete normalmente é usado para mapear o fluxo de materiais e pessoas em um processo, mapeando os caminhos físicos e interações frequentes. Ele é especialmente útil em ambientes onde a manufatura ocorre ou em processos logísticos, onde o objetivo é reduzir movimentos desnecessários e aumentar a eficiência.
Características do diagrama de espaguete
A visualização de caminhos físicos é uma ferramenta boa por permitir mostrar os movimentos reais dentro de um espaço. Vai ajudar a entender como os elementos interagem e se deslocam em um ambiente específico.
Identificar os movimentos redundantes é outro benefício. Com esse tipo de visualização, será possível detectar e eliminar deslocamentos desnecessários, causando a otimização dos processos e a redução de desperdícios e custos!
Esse tipo de ferramenta facilita a reorganização do layout para melhorar a eficiência. Entendendo melhor os caminhos físicos para identificar áreas de melhoria, causa uma reorganização de espaços de maneira que maximizar a produtividade e a eficácia das operações.
Mapas de processos
O tipo de mapa detalha as etapas envolvidas em um processo, com divisão em seções menores e mais manejáveis.
Ele é útil para descrever de forma clara e detalhada cada passo necessário para completar uma determinada tarefa, dando uma visão ampla do fluxo de trabalho a todos.
A clareza, detalham cada etapa do processo claramente. E a identificação de gargalos, facilitando a identificação de problemas e oportunidades de melhoria.
E a melhora na comunicação, que é útil para o treinamento de novos colaboradores e para a comunicação interna.
Diagrama de swimlane – Raia
O diagrama de swimlane organiza o processo em diferentes “raias”, cada uma representando uma pessoa, grupo ou departamento.
Isso deixa mais fácil a visualização de responsabilidades e interações entre diferentes partes do processo e departamentos.
Benefícios do diagrama de swimlane
A clareza nas responsabilidades facilita a compreensão de quem faz o quê, melhorando a comunicação entre diferentes equipes e mostrando claramente as interdependências entre tarefas.
Business process model and notation – BPMN
O BPMN é uma notação padrão para modelagem de processos de negócios. Ela utiliza um conjunto de símbolos padronizados para representar diferentes elementos do processo, como tarefas, eventos e decisões. Ele é muito usado para se criar modelos precisos e detalhados de processos empresariais.
Principais elementos do BPMN
Uma tarefa ou atividade representa uma ação executada por um indivíduo ou sistema, enquanto um evento indica um acontecimento que afeta o fluxo do processo.
Já a porta de entrada é um ponto de decisão que altera o fluxo com base em condições ou eventos.
Diagrama de atividades
O diagrama de atividades, parte da UML – Unified Modeling Language -, é usado para representar o fluxo de controle e os pontos de decisão dentro de um sistema.
Ele é muito útil para a área de engenharia de software para descrever a dinâmica do sistema e as interações entre diferentes componentes.
Utilidades do diagrama de atividades
A representação do fluxo de controle detalha como as atividades serão coordenadas, e mostra como diferentes componentes costumam interagir, sendo bastante utilizado para modelar processos em projetos de desenvolvimento de software.
Listas de verificação de processos
Embora não seja um tipo de diagrama muito visual, as listas de verificação são interessantes para garantir que todos os passos de um processo sejam seguidos corretamente.
Elas normalmente são utilizadas para documentar procedimentos e evitar que etapas importantes sejam ignoradas.
A consistência e a qualidade vão assegurar que todas as etapas sejam seguidas corretamente, minimizando a chance de erros e evite omissões.
Essas práticas são muito úteis para orientar e treinar novos colaboradores, facilitando o processo de treinamento.
Resumindo
A escolha do diagrama depende da complexidade do processo e dos objetivos da organização. Os fluxogramas e mapas de processos são usados para documentação “clara e direta”, enquanto diagramas de espaguete e BPMN são úteis para “análises detalhadas”.
Os diagramas de atividades são essenciais para modelar sistemas dinâmicos. E independente do tipo, a visualização de processos é uma ferramenta muito poderosa para melhorar eficiência e promover uma melhoria contínua em tudo que ela é aplicada.
