Mais comum do que se espera, gargalos, falta de padronização e processos de baixa qualidade são realidade para muitas empresas no meio produtivo e industrial. Sobretudo, estes fatores além de serem desfavoráveis para o produto final, são grandes causadores de retrabalho, desperdício e baixa produtividade.
De maneira geral, diversos são os motivos que levam os processos à deixarem a desejar dentro de uma linha produtiva. Ou ainda, acarretar que este processo se torne gargalo. Chamamos de gargalo aquela etapa em que a demanda exige mais do que a capacidade produtiva, seja ela por produtividade baixa, falta de qualificação de mão de obra, falta de material disponível, alto índice de retrabalho, entre outros fatores.
Ao se deparar com a grande quantidade de variáveis de um processo, por onde devemos começar uma melhoria?
A metodologia Lean Six Sigma é composta por amplas diretrizes com a finalidade de melhorar processos e reduzir variabilidade. Para tal, esta metodologia traz diversas ferramentas poderosas que nos auxiliam na tomada de decisões. Na sequência iremos ver algumas destas ferramentas dentro de 5 passos para implementar um projeto de melhoria.
1º Passo: Diagrama de Ishkawa – identificar causa raíze do problema
Com a finalidade de identificar a causa raiz do problema, o diagrama de Ishkawa se mostra como um grande aliado nesta etapa de caracterização. Também conhecido como “Espinha de Peixe”, este diagrama consiste em mapear variantes de fatores provenientes de 6 vertentes (6M):
- Método;
- Máquina;
- Material;
- Mão de obra;
- Medições;
- Meio.
Ou seja, para cada item dos citados acima, descrevem-se quais são os fatores dentro do seu processo que se encaixam em cada grupo. Desta forma, com a análise deste mapeamento, é possível ter uma visão ampla das variáveis que estão intervindo, assim como as variáveis que são intrínsecas ao processo.
2º Passo: Matriz de Esforço X Impacto – Analisar como os fatores impactam no resultado
Após elencar os fatores influentes no processo através do diagrama de Ishkawa, deve-se priorizar pontos de ação de acordo com a relação entre esforço e impacto no resultado final.
Para isso, deve-se questionar qual o nível de esforço para alterar determinado fator e qual será seu impacto no resultado final. Desta forma, é possível analisar quais pontos já podem ser alterados de imediato e quais devem se tornar prioritários, complexos ou descartados.
3º Passo: 5W2H – definir o plano de ação
Em seguida, a definição de um plano de ação é uma etapa para trazer clareza aos próximos passos de um projeto de melhoria. A ferramenta 5W2H permite-nos delinear uma diretriz objetiva no processo de melhoria e é composta por 7 itens. Seu nome vem de suas iniciais destes itens em inglês (5W+2H):
- What – O que?
- Why – Por quê/Para quê?
- Who – Quem?
- When – Quando?
- Where – Aonde?
Para o 5W, as informações básicas para a execução de uma tarefa são descritas de forma sucinta e objetiva. Em suma, realizando este passo corretamente, é possível delimitar de forma clara como vai ser conduzido. Ter um escopo conciso é muito importante para que o plano principal se mantenha no foco durante toda a execução.
Já a segunda parte, 2H:
- How – Como?
- How Much – Quanto custa?
Trata de como o que foi descrito no 5W será procedimentado, quais ferramentas serão utilizadas e como o projeto será executado. Bem como a definição do custo esperado desta implementação.
4 º Passo: Implementação
A fase de implementação é a etapa onde todas as definições anteriores serão postas em prática. Após o escopo de estudo estar definido e alinhado com os executores, o projeto deve ser implementado. Esta implementação pode ocorrer em apenas uma etapa ou em etapas finitas e bem definidas, à depender da estratégia de implementação escolhida.
5º Passo: Controle
Inegavelmente, este é um dos passos mais importantes do processo. Após a implementação de um processo, muitos gestores de melhoria deixam de revisitar o processo acreditando que o primeiro projeto já apresentou resultado satisfatório. No entanto, processos implementados devem ser revisitados periodicamente e controlados regularmente para que obtenha-se dados de histórico, controle e comparações, para que as melhorias subsequentes ocorram de forma exponencial.
Lembre-se:
Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.
William Edwards Deming
