O Lean nasceu na crise

Para começar, vamos entender porque escolhi o Lean, ignorando o fato de que sou especialista em Lean.

O Lean para os que ainda não conhecem é uma filosofia de gestão originada na grande Toyota, mas que na época não era tão grande assim. Inclusive o cenário que deu origem ao Lean foi o cenário pós guerra da 2ª Guerra Mundial.

A Toyota começava no ramo de carros, tendo feito seu primeiro protótipo em 1936, quando então em 1939 deflagra a 2ª Guerra Mundial com o Japão envolvido até o pescoço. A Guerra termina com a rendição do Japão após o ser atingido por duas bombas atômicas. O cenário então é de um Japão pós guerra, com recursos limitadíssimos, a regra tornou-se clara para a Toyota: Fazer mais com menos, não aceitaremos nada menos que eficiência e excelência operacional.

Mais que uma escolha, sobrevivência

Desenvolver metodologias para mapear, analisar e melhorar processos e seus produtos nem foi uma escolha, era questão de sobrevivência. E então surgiu o LEAN, uma filosofia de melhoria contínua. A Toyota buscou grandes estudiosos, referências em suas áreas para desenvolverem um sistema de produção com o mínimo de desperdício possível e que focasse suas energias e recursos em satisfazer o cliente.

Cenário atual: Quem é seu concorrente?

Atualmente as empresas não competem somente com o concorrente que oferece o mesmo produto que elas, elas competem com a sobrevivência do cliente, com o medo de investir e o medo de gastar, porque se o cenário pós pandemia é ainda incerto para os empresários para os clientes ele também é. Então agora, assim como em 1945, num Japão pós Guerra, as empresas precisa buscar a excelência operacional e direcionar seus esforços para satisfazer o cliente.

Leia também Por que pedir feedback aos clientes.

Empresas que se destacam

São muitas as empresas que se destacam pela excelência operacional e foco no cliente, como por exemplo, a Amazon, Nubank e Zappos.

A Amazon é conhecida por sua confiabilidade e agilidade nas entregas. O Nubank simplesmente desburocratizou todo o sistema bancário e coloca o controle das finanças realmente na mão do cliente. E ainda temos recentemente um destaque da Zappos no atendimento ao cliente onde o atendente não tem meta de tempo de ligação, o foco é conhecer o cliente e atender suas necessidades, como resultado eles obtém a fidelização de clientes.

No entanto, a satisfação do cliente é a ponta do iceberg. Para sobreviver as empresas precisam focar na excelência operacional como a Toyota fez e ainda faz. Por essa e outras razões ela é considerada ano após ano a montadora de Carros mais valiosa do mundo, não a que mais vende carros, mas a que mais lucra, porque seus custos operacionais são muito mais baixos que dos concorrentes.

Inclusive uma frase do Guru da Toyota Taiichi Ohno que reflete o pensamento do sistema é:

Por onde começar

Tá, mas e aí por onde eu começo? Olhe para dentro, olhe para os seus processos e produtos e pense em como pode torná-los mais enxutos, mais rápidos, mais seguros, como aumentar a qualidade, e como eu faço para o cliente perceber o que estou fazendo??

Aqui vai os 8 desperdícios por onde você deve começar para alcançar a excelência operacional. Analise o processo buscando:

Espera:

• Verifique cada etapa em que o produto fica parado, aguardando liberação de uma máquina, da qualidade ou matéria prima. Se é da área de serviços avalie as etapas do processo em que o cliente fica esperando, desde que ele entra na unidade até sair dela. Quanto tempo você poderia agregar como qualidade de vida do cliente se você reduzir ou eliminar as esperas?

Transporte:

• Não estou falando do frete, mas poderia. Estou falando da movimentação do produto, de máquinas, de papéis, ferramentas e etc no fluxo produtivo. Já reparou como as indústrias de bebidas, cervejaria por exemplo, aproveitam muito bem o transporte? Enquanto o produto é deslocado, ele é transformado, seja lavando as garrafas, envazando ou rotulando o produto.

Movimentação:

• Aqui você vai focar no colaborador, analisando o quanto ele se movimenta na planta para fabricar o produto. Vamos aplicar o estudo de tempos e movimentos e reduzir os movimentos do colaborador para somente o necessário para realizar a operação.

Defeitos e retrabalho:

• Aqui você vai focar em melhorar a eficiência e eficácia do processo para fabricar produtos com melhor qualidade. Estabeleça uma meta realista e alcançável para engajar a equipe. Você pode utilizar muito a análise estatística ao seu favor nessa fase. Por exemplo, utilize o gráfico de Pareto para saber onde alocar os esforços para obter maiores resultados.  

Superprocessamento:

• Basicamente você vai buscar identificar a burocracia do processo, reduzir a papelada, o número de assinaturas, por quantos departamentos uma ordem de produção ou ordem de serviço passa até ser executada? Uma vez analisei um processo que o colaborador gastava 5 minutos em cada ordem de serviço somente para anular os campos em brancos porque a ordem era emitida para 250 unidades quando o padrão eram lotes de 9 unidades. Desperdício de papel, de processamento, de verificação, de materiais, e de tempo.

Superprodução:

Esse desperdício geralmente surge da falta de assertividade na projeção de vendas, análise da demanda, ou da falta de confiabilidade no maquinário disponível. Como o equipamento pode pifar a qualquer momento, opta-se por produzir muito de uma vez, algo que não foi vendido e que talvez não será. Essa superprodução acaba gerando um outro problema que é o de estocagem.

Estoque:

• Muitos pensam que não há desperdício em estocar o produto, afinal ele vai ser vendido mesmo. Mas aí é que se enganam, primeiro porque ele pode não ser vendido, já que foi produzido sem uma demanda real. Segundo, porque quanto maior o estoque maior o espaço físico necessário, a quantidade de pessoas para gerenciar e fazer tudo funcionar. E por último porque estoque é dinheiro parado e quem entende de dinheiro sabe que ele tem que estar em movimento.

Intelectual:

•   O último e talvez o mais importante é o desperdício do seu capital humano. Olhar para dentro foi o que eu disse  no início desse tópico “por onde começar” e é isso que você tem que fazer. Quer reduzir defeitos, movimentação, espera? Chama os colaboradores e peça ajuda deles para identificar os gargalos do processos e incentive-os a darem as soluções. Afinal de contas são eles que lidam com os problemas todos os dias e sempre vem coisa boa daí.

E porque aplicar o Lean é algo bom?

Eu disse que falaríamos sobre isso. Não se lembra? Está lá no final do primeiro parágrafo.

Várias são as teorias, métodos que podem ser aplicados para garantir a sobrevivência das empresas e mais que isso, um lugar de destaque no mercado. Mas o Lean, como você mesmo viu surgiu no caos, na falta de recursos, em um cenário semelhante ao que vivemos no pós pandemia.

É nesse cenário de incerteza, falta de recursos, inflação em alta, que o Lean floresce mais rapidamente. Porque agora, é preciso ser criativo para se manter competitivo. E por que não ser criativo utilizando as mesmas ferramentas que a Toyota usou para sair da crise? Por que se recursar a aprender com quem já percorreu o caminho?

Você que está lendo esse artigo vai querer levar o Lean para sua empresa. Seja você qestá o empresário, o  gestor, o analista ou o porteiro, porque é uma filosofia de MELHORIA CONTÍNUA que integra processos e pessoas, organizações e clientes, uma filosofia que aproxima e que tem muito mais que 8 desperdícios para te ensinar a lucrar.

E um dia você verá que a pandemia foi o motor da sua ascensão, como a 2ª Guerra foi para a Toyota.

Tá preparado? Quer saber mais sobre o Lean que tal a leitura do artigo O seis sigma: uma introdução a ferramenta?

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