Nesta ultima postagem da série sobre como realizar projetos Kaizen, vamos focar em padronização e treinamento das equipes de trabalho, uma vez que o problema estará resolvido.
Mas antes de prosseguir sua leitura e entender como finalizar um projeto kaizen, caso ainda não tenha passado pela parte 1 desta série de postagens, sugiro fortemente que volte ao primeiro post da série, basta clicar aqui.
Início da etapa FOLLOW UP!
Bem como nas etapas anteriores, usaremos algumas ferramentas para nos apoiar e facilitar nosso aprendizado, para a etapa de follow up, partindo para finalizar projeto kaizen, utilizaremos 3 ferramentas específicas: Poka-Yoke; Gestão visual e Padronização de processos.
Muitos projetos falham nesse ponto!
Do mesmo modo que, muita vezes os projetos não conseguem atingir o resultado esperado na operação e por isso precisam ser reorganizados e refeitos, se falharmos na etapa de follow up, corremos sérios riscos de “jogar nosso projeto no lixo”. Eu sei que é um pouco forte essa frase, mas infelizmente isso é uma verdade e em algum momento alguém teria que lhe dizer isso!
Então, logo depois da etapa EVENTO – ou até mesmo simultaneamente, começamos a utilizar a ferramenta poka yoke:
POKA YOKE é criar um sistema à prova de erros. Depois de sanar um problema, você deseja que ele volta acontecer, deseja? Tem como função, impedir que o defeito ocorra, e se ocorrer, detectar e descobrir impedindo que o produto chegue ao cliente.
- Ocorreu um erro?
- Se sim, porque ocorreu?
- Qual a melhor maneira de evita-lo?
Para se implantar um poka yoke, alguns passos dever ser seguidos:
- Constatação
- Análise
- Solução
- Teste de solução
- Implementação
- Documentação
Não adianta realizar excelentes melhorias no processo se, ao finalizar um projeto kaizen nós não garantirmos os resultados vindouros, e para isso, o poka yoke é uma das melhores ferramentas que conheço: CLARA e OBJETIVA.
Hora de garantir nosso Kaizen!
Da mesma forma que falamos sobre a importância do poka yoke, falaremos da gestão visual, etapa fundamental para garantirmos que nosso projeto de melhoria contínua se mantenha com ótimos resultados, mesmo após nossa saída do local do projeto.
A gestão visual pode ser definida como a utilização de meios de comunicação (interativo) para facilitar o entendimento e compartilhamento das informações.
Dessa forma, o fluxo de informação fica mais dinâmico e descentralizado, não dependendo apenas de um líder realizar a comunicação, mas sim de todos os envolvidos no projeto ter acesso direto assim que disponível, tornando o processo mais enxuto e rápido.
Saiba como implantar uma gestão visual, em síntese, seria dessa forma:
- Criar e treinar a equipe do kaizen;
- Elaborar um plano para implementar o kaizen;
- Construir os modelos de display e quadros;
- Iniciar a implementação das melhorias do projeto;
- Garantir a padronização de todos os pontos;
- Garantir que as informações estão de fácil entendimento;
E finalizando nossa série sobre projetos kaizen, vamos falar sobre padronização e finalizar a etapa follow up.
Padronização do nosso projeto!
A padronização é um método utilizado para garantir que todos os envolvidos realizem suas atividades da forma como foi programada para ser, evitando variações indesejadas e que cada um faça da forma que achar melhor.
Vale ressaltar aqui que a padronização operacional de processo (POP) não deve engessar o processo, pelo contrário, serve para dar estabilidade e nos ajudar a encontrar as melhorias existentes no dia a dia.
Em suma, essas são as etapas para realizar a padronização de um processo:
- Definir o processo a ser padronizado e determinar as tarefas repetitivas e os procedimentos básicos;
- Reunir as pessoas envolvidas no processo, discutir os métodos utilizados e encontrar o melhor e mais simples procedimento operacional;
- Testar e documentar o procedimento definido no item anterior, registrando as atividades em uma linguagem que todos possam entender;
- Comunicar a existência do novo padrão a todos os afetados ou relacionados a ele;
- Treinar todos os operadores e supervisores, de modo que eles executem exatamente aquilo que foi padronizado, sempre da mesma maneira;
- Realizar auditorias periódicas nos processos para verificar a utilização dos procedimentos operacionais padrão e aperfeiçoá-los sempre que possível.
Com isso finalizamos nosso projeto kaizen passando pelas 3 etapas do processo: PREPARAÇÃO, EVENTO e FOLLOW UP.
Me diz aí, qual das etapas você mais gostou?
Me conta nos comentários!
Grande abraço
