Vamos lá,

A Gestão da Rotina é um conjunto de metodologias que vão auxiliar no processo de organização das atividades diárias que compõe nossas funções no serviço, em outras palavras, é a organização das nossas responsabilidades realizadas diariamente no trabalho.

Entenda a Importância da Gestão da Rotina

Consequentemente, a Gestão da Rotina é importante, pois quando bem implementada, acarreta em qualidade na entrega de resultado, em processos e na eficiência da produção. Além do mais, através de ferramentas de padronização do trabalho, a metodologia funciona como uma bússola para atingir metas e objetivos gerenciais da organização de forma otimizada com assertividade.

O objetivo da metodologia

Na mesma linha, o objetivo da metodologia é evitar erros e eliminar desperdícios, como a redução do número de acidentes, padronização de processos, aumento da produtividade, além de atender demandas internas e externas.

Chega de ficar perdido no trabalho pela falta de Padronização

Assim, para implementar a Gestão da Rotina em nossas responsabilidades diárias na organização, conheça 3 Passos Importantes que vão auxiliar você a ser mais produtivo, de modo a atender a sua demanda com qualidade e é um passo mais próximo para a cultura de Melhoria Contínua.

Conheça os 3 Passos Importantes:

1. Lista de Atividades

Primeiramente faça uma lista com todas as atividades e obrigações que são de sua responsabilidade no ambiente de trabalho. Com a lista de atividades, todas as suas responsabilidades estão descritas para consulta, e também é possível realizar o check-list de atividades quando concluídas.

Em seguida, com a lista de tarefas e responsabilidades, coloque o lead time para iniciar e concluir as atividades do processo.

Para tarefas que demandam menos de 5 minutos para serem realizadas, faça assim que for solicitado.

2. Priorizar Tarefas

Após realizar a lista de atividades, o ideal é iniciar a priorização das tarefas diárias e classifica-las de acordo com o grau de impacto e probabilidade. Uma ferramenta utilizada em projetos complexos é a matriz de riscos ou matriz de probabilidade e impacto para analisar quais riscos devem ser priorizados dentro dos processos de uma organização, no caso iremos utilizar para as tarefas diárias.

3. Kanban

O próximo passo é implementar as tarefas no Kanban, pois a ferramenta auxilia no processo de otimizar os sistemas de movimentação, produção, realização de tarefas e conclusão de demandas em série. Consequentemente, em uma empresa de escritórios ou serviços, se traduz em menos tempo ocioso por parte dos colaboradores, para que todas as atividades possam a ser cumpridas dentro do lead time estimado para sua realização.

Como a Gestão da Rotina pode alavancar a sua Produtividade?

Em suma, com a utilização da lista de responsabilidades, depois aplicar a matriz de risco e em seguida implementar as tarefas no Kanban, permite o controle detalhado e planejado da lista de tarefas. Além de conter o controle de informações sobre quando, quanto e o que deve ser produzido para uma Gestão da Rotina, com impacto positivo na entrega de resultado, otimização de sistemas, aumento da eficiência da produção e futuras melhorias.

Bônus: Quem lembrou do PDCA ao ler o artigo?

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Vamos lá,

Primeiramente, para melhor entendimento recomendo a leitura do artigo intitulado “A sua empresa já é Lean?“, que trata sobre a metodologia Lean Manufacturing e a leitura do artigo “Six Sigma, What your target?“, que é um entendimento sobre a metodologia Six Sigma. Ambos trazem uma abordagem sucinta sobre os conceitos separadamente. Afinal, hoje chegou o momento da integração dessas duas maravilhas, então vem comigo entender a integração lean six sigma.

Lean Manufacturing + Six Sigma

Conforme representado na figura, o quadrado superior são os conceitos relacionados ao lean manufacturing, enquanto o quadrado inferior são os conceitos relacionados ao six sigma, consequentemente a integração dessas duas abordagens é o que dá origem à nomenclatura: Lean Six Sigma.

A Integração Lean Six Sigma

Da mesma forma, a integração Lean Six Sigma para a gestão de projetos é a metodologia DMAIC.

Metodologia DMAIC:

• Define – Definição do escopo do projeto com precisão, aqui é o procedimento de identificar o processo gerador de problema, depois definir uma meta global e elaborar o contrato do projeto;

• Measure – Medição é o momento de definir o foco do projeto, medir quantitativamente dos dados e avaliar as causas potenciais no processo mapeado;

• Analyze – Análise, com base em fatos e dados segue a analise das causas raiz do problema;

• Improve – Melhoria, onde inicia a elaboração e execução do plano de ação, além de propor soluções e avaliar o risco dessa implementação;

• Control – Controle, para finalizar nessa etapa o intuito é medir os resultados e definir mecanismos que garantam a sustentabilidade das melhorias alcançadas.

Em suma,

essa é a integração lean six sigma, incorporando a metodologia DMAIC, espero que tenham gostado e #partiu elaborar projetos de melhoria para tratar às oportunidades em aberto da sua empresa.

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Neste artigo vou abordar as diferenças entre inovar e promover a melhoria contínua, suas etapas e como você pode aplicar este conceitos em sua organização. Bora lá? 

Contextualizando…

De acordo com uma pesquisa divulgada no ano passado pela Deloitte, empresa reconhecida mundialmente por prestar serviços que apoiam a transformação tecnológica, cerca de 96% das 500 empresas ouvidas, cujas receitas somadas equivalem a 35% do PIB do Brasil, se comprometeram a investir seus faturamentos em inovações tecnológicas a partir de 2022. 

Com base neste fato, é necessário que os profissionais da engenharia se qualifiquem para sobreviver neste cenário de transformação, onde a inovação dita a regra. É preciso agarrar a oportunidade para gerar ganhos para toda a cadeia de valor. 

De forma básica, a necessidade de inovar surge quando temos um problema ou situação onde sua resolução não é mais possível de maneira completa através de algo já conhecido. As soluções existentes não produzem mais o resultado desejado e algo diferente precisa ser feito. 

É nesta etapa inicial que ocorre o Market Pull,  quando as necessidades do mercado instigam as empresas a desenvolverem novas tecnologias que satisfaçam as demandas dos consumidores. Porém, se você já tem a solução para a nova demanda, não estamos inovando e sim trabalhando na melhoria contínua. 

Vou clarear o assunto!  

A melhoria contínua busca tecnologias já existentes para corrigir ou melhorar algo. Por outro lado, a inovação busca por ideias disruptivas, que promovam um salto exponencial e modifiquem o patamar do processo ou produto. 

Entretanto, é possível que ambas coexistam, mas com frentes de trabalho diferentes. A melhoria contínua deve estar focada em manter o que já foi conquistado, já a inovação, procura gerar ainda mais valor. Com o foco nas mudanças de paradigmas para alavancar o crescimento da organização, as inovações podem garantir a sustentabilidade junto às novas gerações e novos cenários de mercado. 

Processo de inovação e suas etapas

O processo de inovação tecnológica consiste em uma série de fases necessárias para que se implementem melhorias ou se desenvolva um novo processo, produto ou serviço. 

1. Pesquisa: ao se detectar uma necessidade específica de mercado, procura-se por novas tecnologias para resolver o “problema”; 

2. Desenvolvimento: com a solução criada na etapa 1 em mente, desenvolve-se um protótipo para testes de aplicabilidade. Aqui é possível utilizar diversas metodologias, onde a mais comum é o design thinking. Falarei mais sobre esta metodologia a seguir; 

3. Engenharia e fabricação: os engenheiros entram em ação, buscando os melhores materiais, fornecedores e processos para produção em grande escala do novo produto ou serviço. Também é necessário encontrar os melhores parâmetros de processo para produzir com qualidade e forma eficiente. Utiliza-se a metodologia de modelagem de processos, através de softwares de automação, por exemplo o BPM (Business Process Management); 

4. Marketing: chega a hora do lançamento, que deve ser feito de forma estratégica pois os resultados do investimento precisam chegar nos cofres da empresa rapidamente. 

Enquanto isso, a melhoria contínua aparece quando os produtos ou serviços passam a ser controlados constantemente, na busca de ajustes para melhor aproveitamento no mercado. 

Retomando: o que é design thinking

É uma metodologia de desenvolvimento de novos produtos ou serviços que foca nas reais necessidades das pessoas, mirando o comportamento humano, realizando questionamentos aos consumidores/clientes e testando protótipos. Sua metodologia se baseia em conceitos inspirados no design, e é composta por 3 etapas principais: 

1. Invente o futuro:  mergulhar profundamente na vida das pessoas, criando a conexão necessária para que se possa descobrir as reais necessidades que elas têm, produtos e soluções que desejam, mas que não existem ainda. 

2. Teste: momento de testar o novo produto com o público-alvo através de entrevistas de alinhamento. 

3. Planeje o lançamento: deve-se planejar as atividades e recursos necessários para que tudo funcione como esperado na hora de produzir e vender o novo produto. 

Além das metodologias que procuram tornar o processo de inovação mais claro e garantir o desenvolvimento com base em fatos e dados do público-alvo, algumas outras soluções de tecnologia podem suportar a jornada da inovação e melhoria contínua nas empresas.  

Acelerando a automação

A automação industrial é a otimização dos processos industriais de uma operação, por meio da aplicação de diversas tecnologias de software e hardware, integrando, por exemplo, a robótica, o wi-fi, o banco de dados em nuvem e a internet das coisas (IoT). 

A peça fundamental do trabalho e controle automatizado é o RPA (Robotic Process Automation) que substitui atividades humanas rotineiras, e pode contar com outras ferramentas como os recursos de análises (Analytics) para criar modelos analíticos e o aprendizado de máquina (Machine Learning) para automatizar estes modelos. 

O fato é que o mercado está evoluindo “a passos largos” através das inovações tecnológicas nos mais diversos segmentos e os profissionais precisam se adaptar e aprender a conviver com as máquinas. Trabalhos e controles rotineiros não terão mais a presença humana! Observe o lado positivo: teremos a oportunidade de utilizar ainda mais a nossa capacidade de pensar e desenvolver nossa criatividade tanto na manutenção da melhoria contínua quanto na criação da inovação disruptiva. 

Gostou do artigo? Ficarei feliz e saber sua opinião. Comenta e compartilha com seus colegas!

Um abraço e até o próximo! 

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Os efeitos da pandemia de covid-19 são a prova da importância de se saber gerenciar riscos manter a sustentabilidade do negócio, e mais, transformar este aprendizado em geração de valor para as gerações futuras.

Mentalidade de Risco

Precisamos começar entendendo que a mentalidade de risco está relacionado com a criação de uma cultura de prevenção. Esta mudança já vem ocorrendo de forma tímida e separada dentro das organizações.

Vou exemplificar: aposto que você já ouviu falar em mentalidade prevencionista no segmento de SST (Segurança e Saúde do Trabalhador) ou até na gestão de ativos onde é comum trabalhar com manutenção preventiva. Porém, quando falamos de riscos organizacionais ou riscos de mercado, o assunto ainda é vago e pouco difundido.

No Brasil e no demais países da América Latina, a cultura de “prevenir é melhor que remediar” não é tão bem aceita quanto na Europa ou até mesmo Ásia. Sugere-se que seja em função da dificuldade disciplinar e da busca desenfreada por resultados a curto prazo.

Gestão de Riscos

Basicamente, é um processo que visa identificar, analisar e planejar ações a fim de evitar situações indesejadas ou potencializar oportunidades. Nenhum negócio, seja de algum produto ou serviço, sobrevive com alta imprevisibilidade. A variação é um problema em qualquer processo, devendo ser minimizada ao máximo na busca de melhores resultados.

Atualmente, a regulamentação do gerenciamento de riscos pode ser feito com o auxílio da NBR ISO 31000:2019, onde estão estabelecidos os princípios para geração e proteção de valor.

Alguns dos maiores riscos atualmente enfrentados pelas organizações se referem a: gargalos logísticos, sonegação fiscal, cumprimento de legislações, vazamento de dados, perda de conhecimento organizacional, sucessão de líderes, compliance, defasagem tecnológica. Há de se mencionar que cada empresa está inserida em um contexto e possui realidade de cenário próprios. Logo, a avaliação é única e não pode ser replicada de uma empresa para a outra.

Outros processos que também dependem de uma boa gestão de riscos são o planejamento estratégico, análise de cenários e a implementação de práticas ESG (sigla do inglês que significa Ambiental, Social e Governança).

Veja mais sobre ESG em https://blogdaengenharia.com/carreira/soft-skills/melhoria-continua/gestao-esg-indispensavel-para-o-seu-negocio/

Como desenvolver a mentalidade de risco na minha organização?

Comece trabalhando na cultura organizacional, que é oriunda do exemplo dos líderes que ali se encontram. E depois siga para a metodologia para gerenciar os riscos considerando o evento, a probabilidade e seu impacto.

1 – ESTIMULE o levantamento de riscos: identificar possíveis problemas ou oportunidades precisa ser algo natural para os integrantes da organização;

2- GARANTA um ambiente saudável para criação. As pessoas precisam se sentir seguras para abordar os riscos e não sofrer represálias por isso.

3- FOMENTE a cultura da antecipação. Foque as análises internas na busca das causas raízes dos problemas e ações corretivas afim de evitar reincidências. No contexto externo, procure sempre entender o foco do cliente, e lá estará também o foco do seu produto/serviço.

4- CAPACITE os colaboradores sobre mentalidade e gerenciamento de riscos. A matriz de riscos precisa ser algo a ser utilizado no dia a dia das pessoas, como forma de auxiliar na antecipação de problemas e previsão de soluções.

Melhoria Contínua

É definida como um conjunto de ações que uma empresa coloca em prática na intenção de otimizar ininterruptamente o aperfeiçoamento de seus processos, produtos e serviços. Isso significa que a empresa está continuamente medindo e analisando a maneira como realiza suas tarefas, em busca de falhas, atrasos e gargalos que possam ser solucionados, garantindo assim, mais eficiência e produtividade.

Afinal, para que este processo seja preventivo e não reativo, a implementação da mentalidade e gestão de riscos se faz necessária. Até mais!

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O surgimento do seis sigma

Apesar da metodologia seis sigma ser considerada uma ferramenta, um conjunto de boas práticas, vai muito além disso. Ela também é considerada uma filosofia, pois seu sucesso depende do empenho da alta administração em focar nas necessidades do cliente.

E o porquê disto?

A sua origem foi dada através da necessidade da fabricação, pela Motorola, de produtos com maior qualidade e menor custo, o que, como consequência, reduziria o preço para o cliente final.

Posteriormente, com a aplicação do seis sigma, a General Eletrics pode aumentar significativamente seu faturamento, comprovando mais uma vez o poder da ferramenta.

Atualmente, essa filosofia é implantada pela maioria das empresas não apenas para melhora de produtos e processos, mas também em diversas outras áreas.

O que é essa ferramenta?

Quando se tem recursos suficientes para aplicar na melhoria de um processo é muito fácil. Contudo, o seis sigma vem com uma abordagem para atingir as metas de algum processo com poucos investimentos.

O método foi criado baseado no ciclo PDCA, e adaptado para a melhoria de processos já existentes. Neste caso, utiliza-se o acrônimo DMAIC. Sobretudo, além de uma característica estruturada, temos uma característica quantitativa com a aplicação de cálculos estatísticos na obtenção de respostas. 

Logo, os resultados, para que possam mostrar realmente os problemas e falhas, devem possuir dados de entrada confiáveis.

E como sabemos que atingimos a qualidade no seis sigma?

É simples. Quando atingimos a conformidade de 99,99966% da especificação do cliente. Ou seja, quando atingimos a margem de 3,6 defeitos por milhão.

Lean manufacturing x seis sigma

Inicialmente, vamos relembrar um pouco do lean manufacturing!?

Analogamente ao seis sigma, o lean manufacturing busca dar ao cliente um produto de baixo custo e com qualidade em um espaço de tempo produtivo otimizado. 

Contudo, sua metodologia busca atingir as metas reduzindo os desperdícios da cadeia produtiva, ou melhor, os oito desperdícios.

Por outro lado, o seis sigma é focado na eficácia do processo através da redução da variação e dos defeitos.

Constantemente, vemos as empresas implementando as duas metodologias concomitantemente.

Graduações

Da mesma forma que ocorre as graduações e níveis nas artes marciais, temos na ferramenta seis sigma. Os níveis são identificados pelas cores das faixas, e, consequentemente, cada cor possui suas responsabilidades.

Para alcançar a faixa acima, a pessoa passa por um treinamento e recebe uma certificação comprovando que a mesma atingiu os requisitos necessários. Como assim? Vamos iniciar do menos para o mais graduados!

O white e yellow belt são, respectivamente, a primeira e a segunda graduação, e correspondem ao nível operacional da empresa. Ou seja, devem conhecer a metodologia para que possam dar o suporte necessário aos green e black belts.

O green belt, já começam a atuar na execução de projetos ligados aos seis sigma, bem como na melhoria contínua destes. O Black Belt já passou a ocupar a  gestão empresarial, dedicando-se exclusivamente ao seis sigma e orientando os belts inferiores.

Por fim, se tratando dos belts, temos o master black belt que possui todas as responsabilidades dos black belts. Todavia, trata diretamente com a alta administração da empresa. A alta administração é dividida em dois graus de hierarquia. Primeiro, temos o champion, que normalmente gerencia a alta administração e principal apoiador dos projetos.

Por último, temos os Sponsors e Acionistas, responsáveis pelo financiamento e aprovação dos projetos seis sigma.

Finalização

Em suma, apenas para reforçar, para que a implantação da metodologia seis sigma tenha um bom resultado, temos que contar com o comprometimento não apenas da alta administração, mas, também com todos os envolvidos no projeto. Assim como, o foco deverá ser sempre no cliente.

Ah! Não poderia deixar de comentar que algumas certificações possuem algumas peculiaridades. Isso quer dizer, para se tornar um green belt a pessoa deve participar de um projeto de três a quatro meses, o que corresponde a um curto prazo. Já os black belts, além de um projeto de curto prazo, devem participar de um de médio prazo, podendo variar de quatro a seis meses. 

Antes que saia da página, não esqueça de curtir e compartilhar o artigo, e, ainda, siga o blog da engenharia em suas diversas redes sociais. Posteriormente, iremos conhecer a fundo a metodologia seis sigma e traremos muito mais artigos com temas similares. NÃO PERCAM!

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A princípio, costuma-se encarar o PDCA como uma ferramenta e seu passo a passo para a realização de projetos, mas, o PDCA não é “só” isso. O PDCA é uma metodologia que promove a melhoria contínua de processos em geral e que pode ser aplicada em qualquer ambiente que você desejar.

O PDCA É UMA CULTURA

Eu particularmente gosto de pensar no PDCA como uma cultura e, dessa forma, eu passo a aplicar o conceito em tudo o que faço e não apenas em projetos e processos.

Usar esse modelo mental para minhas atividades me permite, intrinsicamente, criar um padrão para todas as outras atividades que eu realizo.

Nesse sentido, vou trazer uma aplicação 100% prática para vermos juntos o quanto essa metodologia pode ser explorada.

COMO FAZER UMA CAFÉ?

Vou te ensinar fazer um café utilizando o PDCA, sem chances de errar ☕️?

Em primeiro lugar, vamos para a etapa de PLANEJAMENTO do nosso café. Eis as etapas:

1. Qual pó você irá utilizar?
2. Qual a quantidade de pó?
3. Qual a quantidade de agua irá ferver?
4. Qual a temperatura da agua deseja alcançar?
5. Qual filtro de café irá usar?
6. Qual xícara irá usar?

Logo depois de ter realizado o planejamento do PDCA para um café perfeito, chegou a hora de EXECUTAR tudo aqui que foi planejado e, por isso, executaremos as seguintes atividades:

1. Acender fogo a 180˚ C;
2. Colocar agua para ferver;
3. Ferver agua por 6 min;
4. Colocar filtro na garrafa de café;
5. Colocar 50g de pó no filtro;
6. Colocar a agua quente no filtro;
7. Ao finalizar, fechar a garrafa.

Então, chegamos no melhor momento de todos (aqui não é do PDCA que estou falado, é do café mesmo hehe), a hora de experimentar o café, o que no PDCA chamaremos de CHECAR, essa é uma etapa de controle das atividades que estão sendo realizadas.

1. Beber o café;
2. Verificar se temperatura está ideal;
3. Verificar se café está doce ou amargo.

Finalmente, após termos planejado, executado e conferido os resultados, iremos para a etapa de AÇÃO do PDCA, que é onde decidiremos se os resultados estão de acordo com o planejado ou não e tomaremos nossas decisões sobre quais os próximos passos.

1. Café está de acordo? Beba e veja se pode fazer algo para melhorar!
2. Café não está nos padrões? Reveja o processo e faça novamente!

O MODELO BÁSICO DE GESTÃO

Por ultimo, como sempre falo, o PDCA é o modelo mais básico e mais completo de gestão e, podemos utilizá-lo em qualquer ação que formos realizar!

Agora, me diz uma coisa: você já fez algum PDCA para algum “processo diferentão”?

Por ultimo, caso não, faça o teste, pegue qualquer coisa que queira e faça um PDCA. Como sempre falo por aqui, tudo é PRÁTICA E REPETIÇÃO!

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Essa é uma ação fundamental para que as empresas consigam aumentar sua lucratividade, tornando-se mais competitivas no mercado.

Para isso, existem diversas soluções que podem ser adotadas e, no artigo de hoje, vamos falar sobre uma, especificamente: a metodologia Kanban.

De antemão, aviso que iremos separar esse artigo em 2 partes para facilitar o entendiemnto.

O QUE É E COMO FUNCIONA O KANBAN?

Em primeiro lugar, a metodologia Kanban é uma filosofia japonesa, criada pela Toyota na década de 1950. A palavra significa “cartões coloridos” — e tem relação com a forma como o método é realizado. Essa metodologia baseia-se na premissa de que se deve ter estoques e produzir somente o necessário para suprir a demanda dos clientes, o que é chamado de produção “puxada”. Sua gestão deve ser feita de forma visual.

A primeira vista, ela funciona por meio de cartões coloridos, como o próprio nome indica, que ficam em um painel localizado em um local no qual todos os envolvidos no processo possam visualizá-lo facilmente. Normalmente, existem dois tipos de controle:

KANBAN DE REQUISIÇÃO

A princípio, esse controle detalha a quantidade que determinado item, em cada processo, deve retirar para realizar o abastecimento correto.

Isso auxilia o controle das movimentações de materiais dentro da empresa, além de melhorar a comunicação entre as atividades do processo produtivo.

KANBAN DE PRODUÇÃO

É o sinal de que a produção de um item foi autorizada (com as quantidades determinadas), ou seja , nesse caso, cada etapa é sinalizada com a quantidade de cada item que precisa ser produzido.

Quando esse processo acaba, o cartão volta ao ponto de origem e, se houver a necessidade de mais quantidades, elas são informadas no cartão e enviadas para o setor referente à produção do item posteriormente.

Em ambos os casos, cada cor sinaliza uma etapa do processo ou um problema e o que precisa ser feito. Quando a atividade está sendo executada, o cartão referente a ela é colocado no setor, sinalizando o item e a quantidade que foi entregue.

Quando os produtos acabam, o cartão volta ao seu local de origem, dando início a um novo ciclo, que começa com o pedido de mais peças.

Enfim, no próximo artigo falaremos sobre como utilizar o kanban para auxiliar na redução de custos operacionais!

Me diz aí, você utiliza o kanban na sua jornada de trabalho?

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Melhoria de processos não é uma ferramenta ou uma metodologia apenas, melhoria contínua é a cultura de procurar estar sempre melhor.

Muitas pessoas acabam se confundindo quando falam sobre esse tema, muitas delas relacionam a algumas ferramentas específicas e por conta disso acabam “diminuindo” toda rede de metodologias e ferramentas que podem ser utilizadas em conjunto para alcance contínuo de bons resultados.

MAS QUAIS SÃO ESSAS FERRAMENTAS?

Poderíamos passar por diversas páginas aqui falando sobre as ferramentas e metodologias existentes para melhoria de processos, mas nesse post quero trazer ao seu conhecimento, os principais (que são geralmente mais usados e ensinados), tais como: PDCA, KAIZEN, LEAN MANUFACTURING.

Em um post futuro podemos falar sobre outras que estão cada dia mais populares, como WCM e SIX SIGMA por exemplo.

PDCA É A ORIGEM DE TUDO?

Eu costumo ensinar em meus cursos e palestra que sim, que o PDCA é modelo mental que serve de base para as outras metodologias, cada uma com sua particularidade. O framework do PDCA tem na sua base:

PLAN (planejamento);

DO (desenvolvimento);

CHECK (controle);

ACTION (ação);

Tudo isso em formato de ciclo contínuo, analisando e verificando o andamento, assim como realizando ajustes necessários.

KAIZEN, RÁPIDO PARA RESULTADOS.

O Kaizen, assim como já falamos em uma série de artigos, traz um framewrok semelhante, porém com algumas pequenas diferenças na execução.

Nós geralmente utilizamos o kaizen para projetos de escopo menor, projetos mais rápidos onde conhecemos a causa primária. Dentro do kaizen passamos por 3 etapas principais: PREPARAÇÃO, EVENTO e FOLLOW UP.

LEAN MANUFACTURING, A CULTURA

O LEAN MANUFACTURING (manufatura enxuta), contrário ao que muitos pensam, não é uma ferramenta e nem é estruturada em formato de projetos.

A base do Lean manufacturing vem do respeito as pessoas. Estruturalmente falando, podemos destacar que o lean busca sempre diminuir o lead time (tempo do início ao fim de um pedido), garantir a qualidade na fonte e buscar por zero desperdícios, realizando apenas atividades que agregam valor ao cliente.

Então, sempre que falarmos de melhoria de processos, não se prenda as ferramentas ou metodologias, lembre-se sempre que o mais importante é garantir o resultado esperado, da melhor maneira possível, da forma mais barata e mais rápida.

Esse é básico esperado por quem atua na área!

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Mas antes de prosseguir sua leitura e entender como finalizar um projeto kaizen, caso ainda não tenha passado pela parte 1 desta série de postagens, sugiro fortemente que volte ao primeiro post da série, basta clicar aqui.

Início da etapa FOLLOW UP!

Bem como nas etapas anteriores, usaremos algumas ferramentas para nos apoiar e facilitar nosso aprendizado, para a etapa de follow up, partindo para finalizar projeto kaizen, utilizaremos 3 ferramentas específicas: Poka-Yoke; Gestão visual e Padronização de processos.

Muitos projetos falham nesse ponto!

Do mesmo modo que, muita vezes os projetos não conseguem atingir o resultado esperado na operação e por isso precisam ser reorganizados e  refeitos, se falharmos na etapa de follow up, corremos sérios riscos de “jogar nosso projeto no lixo”. Eu sei que é um pouco forte essa frase, mas infelizmente isso é uma verdade e em algum momento alguém teria que lhe dizer isso!

Então, logo depois da etapa EVENTO – ou até mesmo simultaneamente,  começamos a utilizar a ferramenta poka yoke:

POKA YOKE é criar um sistema à prova de erros. Depois de sanar um problema, você deseja que ele volta acontecer, deseja? Tem como função, impedir que o defeito ocorra, e se ocorrer, detectar e descobrir impedindo que o produto chegue ao cliente.

• Ocorreu um erro?
• Se sim, porque ocorreu?
• Qual a melhor maneira de evita-lo?

Para se implantar um poka yoke, alguns passos dever ser seguidos:

1. Constatação
2. Análise
3. Solução
4. Teste de solução
5. Implementação
6. Documentação

Não adianta realizar excelentes melhorias no processo se, ao finalizar um projeto kaizen nós não garantirmos os resultados vindouros, e para isso, o poka yoke é uma das melhores ferramentas que conheço: CLARA e OBJETIVA.

Hora de garantir nosso Kaizen!

Da mesma forma que falamos sobre a importância do poka yoke, falaremos da gestão visual, etapa fundamental para garantirmos que nosso projeto de melhoria contínua se mantenha com ótimos resultados, mesmo após nossa saída do local do projeto.

A gestão visual pode ser definida como a utilização de meios de comunicação (interativo) para facilitar o entendimento e compartilhamento das informações.

Dessa forma, o fluxo de informação fica mais dinâmico e descentralizado, não dependendo apenas de um líder realizar a comunicação, mas sim de todos os envolvidos no projeto ter acesso direto assim que disponível, tornando o processo mais enxuto e rápido.

Saiba como implantar uma gestão visual, em síntese, seria dessa forma:

1. Criar e treinar a equipe do kaizen;
2. Elaborar um plano para implementar o kaizen;
3. Construir os modelos de display e quadros;
4. Iniciar a implementação das melhorias do projeto;
5. Garantir a padronização de todos os pontos;
6. Garantir que as informações estão de fácil entendimento;

E finalizando nossa série sobre projetos kaizen, vamos falar sobre padronização e finalizar a etapa follow up.

Padronização do nosso projeto!

A padronização é um método utilizado para garantir que todos os envolvidos realizem suas atividades da forma como foi programada para ser, evitando variações indesejadas e que cada um faça da forma que achar melhor.

Vale ressaltar aqui que a padronização operacional de processo (POP) não deve engessar o processo, pelo contrário, serve para dar estabilidade e nos ajudar a encontrar as melhorias existentes no dia a dia.

Em suma, essas são as etapas para realizar a padronização de um processo:

1. Definir o processo a ser padronizado e determinar as tarefas repetitivas e os procedimentos básicos;
2. Reunir as pessoas envolvidas no processo, discutir os métodos utilizados e encontrar o melhor e mais simples procedimento operacional;
3. Testar e documentar o procedimento definido no item anterior, registrando as atividades  em uma linguagem que todos possam entender;
4. Comunicar a existência do novo padrão a todos os afetados ou relacionados a ele;
5. Treinar todos os operadores e supervisores, de modo que eles executem exatamente aquilo que foi padronizado, sempre da mesma maneira;
6. Realizar auditorias periódicas nos processos para verificar a utilização dos procedimentos operacionais padrão e aperfeiçoá-los sempre que possível.

Com isso finalizamos nosso projeto kaizen passando pelas 3 etapas do processo: PREPARAÇÃO, EVENTO e FOLLOW UP.

Me diz aí, qual das etapas você mais gostou?

Me conta nos comentários!

Grande abraço

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Lembre-se: Pessoas precisam de pessoas.

Pessoas, pessoas, pessoas… [Monozukuri wa Hitozukuri]. Trocar informação e deixar todas as pessoas cientes do que está acontecendo é essencial para atingirmos bons resultados! Isso é LEAN!

Ou seja, chegou a hora de colocar a mão na massa e de fato, resolver problemas. Para isso, vamos separar em 3 sub-etapas e comentar sobre quais ferramentas podemos utilizar em cada uma delas, afinal, como diz o título, gerar melhorias com seu projeto Kaizen!

1. identificar oS problemaS DO NOSSO PROJETO!

Já falamos na etapa de preparação sobre identificação de problemas, mas agora, estamos falando sobre uma outra visão, nesse momento do projeto, já não estamos mais no escritório e sim no GENBA – local onde as coisas acontecem!

Aqui existem 2 excelentes ferramentas – muito desprezadas, eu sei – para identificação de causa raiz e para gerar melhorias com seu projeto Kaizen: BRAINSTORMING e 5 PORQUES.

O BRAINSTORMING é útil quando se deseja gerar, em curto prazo, uma grande quantidade de  ideais sobre um assunto a ser resolvido, possíveis causas de um problema, abordagens a  serem usadas, ou ações a serem tomadas.

Os 5 PORQUES é uma das técnicas para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema. Esta ferramenta é  muito usada na área de qualidade, mas na prática se aplica em qualquer área ou  departamento. Excelente para resolver problemas simples e tomar os primeiros passos para os problemas  mais complexos.

2. PRIORIZAR O PROBLEMA – MELHORIA CONTÍNUA!

O segundo ponto é saber quais das ideias e sugestões para gerar melhorias com seu projeto Kaizen você deve atuar e, até mesmo priorizar. Fazer isso de maneiro correte pode nos ajudar muito com tempo e custo de execução. Aqui, também sugiro outras 2 ferramentas bem conhecidas: MATRIZ PARETO e MATRIZ DE ESFORÇO E IMPACTO.

A MATRIZ DE PARETO ou a regra do 80/20 (como também é conhecida) estabelece que 20% dos esforços são responsáveis por gerar 80% dos resultados.

Do mesmo modo, a MATRIZ DE ESFORÇO E IMPACTO também nos ajuda a priorizar as atividades, é um quadro onde você terá uma visão geral de todas as suas ideias, comparando a relevância do resultado gerado por aquela ação e o esforço para realizar a mesma.

Com essas 2 ferramentas e o uso da criatividade, você poderá ser mais assertivo na resolução dos problemas, atuando nas causas primárias, com velocidade e baixo custo.

3. RESOLVER O PROBLEMA – KAIZEN!

Posteriormente identificarmos as possíveis causas dos problemas e, através das matrizes já definimos em qual atuaremos primeiro, chegou a hora de planejar a execução e garantir os resultados!

Seguindo nosso padrão, segue mais 2 ótimas ferramentas para apoio nessa etapa: MATRIZ DE ISHIKAWA e MATRIZ 5W2H.

A MATRIZ DE ISHIKAWA é uma ferramenta visual para organizar informações a fim de estabelecer as relações entre um efeito e suas causas principais, ajudando para um entendimento comum do problema. As 6 áreas são:máquinas, materiais, mão de obra, meio ambiente, métodos e medidas. Gosto  muito de utilizá-la também para criar minha cadeia de ajuda uma vez que sei quem é o responsável por cada uma das 6 áreas da matriz, peço ajuda aos especialistas.

Da mesma forma, a MATRIZ 5W2H também é uma excelente ferramenta para que você possa organizar todas as ações que serão realizadas e ter o controle da execução!

Em nosso próximo artigo falaremos sobre a etapa final do nosso projeto.

Agora, me diz aí, já sabe como gerar melhorias com seu projeto Kaizen?

Quer saber como gerar melhorias com seu projeto Kaizen?

Leia também os outros artigos dessa série:

Como realizar projetos de melhoria contínua KAIZEN em 3 passos – Parte 1

Todo projeto Kaizen precisa de uma etapa preparação – Parte 2

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